TIPS TIL EFFEKTIVE GENERALFORSAMLINGER / ÅRSMØTER
Årsmøtesesongen står for døra og et godt gjennomført årsmøte / generalforsamling preges av tillit og verdighet og danner grunnlag for gode beslutninger, Her er noen tips for å gjennomføre en effektiv generalforsamling (borettslag) eller årsmøte (sameie):
- Begynn planleggingen i god tid
- Avklar tidlig hvilke saker som skal besluttes
- Lag gode saker som inneholder bakgrunn og forslag til vedtak
- Vurder om informasjonssaker kan legges til andre tidspunkt
- God møteledelse gir en effektiv og god gjennomføring
- Viktig med valgkomité
- By gjerne på litt kaffe og enkel servering før eller etter møtet for litt ekstra hygge
Husk at Arendal Boligbyggelag er her for dere! Vi bistår med innkallinger, regnskap, møteledelse, protokoller m.m.
Ta kontakt med oss hvis dere har spørsmål!
Under har vi laget en litt lengre artikkel med flere detaljer om et godt planlagt og gjennomført årsmøte / generalforsamling.
__________________________________________
Vårens høydepunkter i borettslag og sameier er gjerne generalforsamlingen / årsmøtet. Møtet er den høyeste myndigheten i laget og fatter viktige beslutninger som gjelder den enkelte og fellesskapet.
Et godt gjennomført møte preges av tillit og respekt og verdighet. Det skal være rom for gode meningsutveksling, men målet er å fatte gode beslutninger. Hvordan når man så dit?
Her følger noen tips:
God og tidlig planlegging
Tid, sted og møteform på møtet avtales med boligbyggelaget. Mange har de siste årene forsøkt digitale generalforsamlinger og synes at dette har gitt større fleksibilitet for mange til å kunne delta i avstemminger.
Avklar tidlig hvilke saker som skal med
Avklar tidlig hvilke saker som skal med? Det er flere faste saker som må opp på generalforsamling. Det gjelder f.eks. konstituering, årsregnskap, valg og styrehonorar. Andre beslutninger må tas i generalforsamling, når disse sakene ikke kan avgjøres av styret.
Bruk gjerne høsten på å planlegge og forberede sakene. Noen saker trenger ekstern bistand. Da er det viktig å få hjelp før det blir for hektisk. Eierne har også rett til å melde inn saker til behandling. Sett en frist for dette i god tid før møtet, slik at styret har anledning til å behandle disse sakene på en god måte i god måte.
Målet for generalforsamlingen er primært å fatte beslutninger. Disse sakene kalles beslutningssaker og forutsetter at styret har laget en saksfremstilling som gir grunnlag for gode beslutninger, se nedenfor.
Informasjonssaker og drøftingssaker kan legges til andre tidspunkt
I noen tilfeller har styret ønske om å informere om eller drøfte aktuelle saker. Til dette trenger man ikke en generalforsamling. Informasjon kan gis på ulike måter, skriftlig, muntlig og på ulike tidspunkt.
Styret bør derfor vurdere om det er mer hensiktsmessig å ta ut informasjons- og drøftingssakene og presentere disse på andre tidspunkt. I noen tilfeller er det hensiktsmessig å ta et ekstra møte f.eks. om høsten. På den måten får man røyket ut det som måtte være av informasjonsbehov eller synspunkter fra medlemmene til styret på et tidligere tidspunkt og ikke samler alt til den ordinære generalforsamlingen.
Vår anbefaling vil generelt være at den ordinære generalforsamlingen konsentrerer seg om de nødvendige beslutningssakene og at styret vurderer om det kan være mer hensiktsmessig at informasjonssaker og drøftingssaker tas opp på annet tidspunkt eller i annet fora.
God saksutredning
Gode beslutninger krever at beslutningstagerne har fått tilstrekkelig informasjon. Det beste er at denne informasjonen gis skriftlig sammen med sakspapirene.
En god saksutredning har en sakstittel som beskriver hva saken omhandler.
Videre gis en skriftlig bakgrunn for saken og hvilke alternativer som foreligger og hvilke konsekvenser ulike alternativer gir økonomisk, miljømessig og opplevelsesmessig for eierne og andre.
En god saksutredning har også et tydelig og klart forslag til vedtak, dvs styrets innstilling. Styret bør begrunne for hvorfor styret innstiller slik de gjør.
God møteledelse
Å være en god møteleder er en øvelsessak. God møteledelse vil hjelpe til med at møtet gjennomføres på en effektiv og verdig måte. Som møteleder må man ha grunnleggende kjennskap til reglene i borettslagsloven / eierseksjonsloven og alminnelige foreningsmessige prinsipper. Engasjer gjerne en ekstern møteleder.
Viktig med valgkomite
En spennende del av generalforsamlingen er valg til styret. Det anbefales at det velges egen valgkomite, som gjør en god jobb i god tid før innkallingen skal sendes ut. I mindre lag er det vanlig at styret jobber som valgkomite. Kandidater til verv skal være spurt og sagt ja, og aktuelle kandidater presenteres gjerne sammen med innkallingen.
Kaffe og servering før eller etter møtet?
En generalforsamling kan være en sosial arena hvor naboer og eiere for en gangs skyld møtes i litt hyggelige rammer. Legg gjerne opp til servering og en god prat i forbindelse med generalforsamlingen, men plasser dette før eller etter selve møtet, slik at møtet blir effektivt og konkret. På den måten blir sakene ryddig og godt behandlet og det sosiale gis plass utover dette.
Søk bistand fra boligbyggelaget!
Arendal Boligbyggelag bistår gjerne med gjennomføring av generalforsamlingen.
For Boligbyggelaget er det viktig å bidra til at lagene fungerer godt og at generalforsamlingene blir gjennomført på en god måte. Vel gjennomført generalforsamlingen med vedtak, protokoller og valg av et velfungerende styre er fundamentalt for at laget skal fungere.
Boligbyggelaget bistår med alt fra innkallinger, regnskap, møteledelse, protokoller osv. Omfanget av bistanden kan avtales og de faste oppgaver vil fremgå av forretningsføreravtalene.
Lykke til med generalforsamlingen/årsmøtet!
Hilsen oss i Arendal Boligbyggelag