Nye verktøy – nye muligheter.
De ansatte har over 4 måneder forberedt til og gjennomført over 200 årsmøter og generalforsamlinger med over 4000 inviterte eiere.
- Dette gjør vi hvert år, og vi grugleder oss alltid til denne sesongen, sier Maren R. Grobæk, avdelingsleder i Arendal Boligbyggelag. - Det er utrolig travelt med mange dokumenter som skal produseres, regnskap som skal avsluttes og underskrives, knappe tidsfrister og mange involverte. Det vi gleder oss veldig til, er å komme ut til kundene og delta på selve møtet. Der treffer vi medlemmene og kundene og får et godt inntrykk av hva som rører seg «der ute».
De siste årene er det bygget flere og flere sameier i distriktet, og mange av disse er blant kundene til Arendal Boligbyggelag. De ansatte skal med andre ord ivareta flere og flere kunder.
- Her må vi bruke mulighetene teknologien gir oss, som gjør at vi kan opprettholde samme høye servicegrad. Folk i dag forventer å kunne gjøre det meste på nett, og digitale løsninger bidrar til at vi tilbyr effektive løsninger til kundene våre, forklarer Maren.
Som et av de første boligbyggelagene i Norge, har de i Arendal i år tatt i bruk «ÅGE».
- «ÅGE» står for årsmøter, generalforsamlinger og etterarbeid. Det er et digitalt verktøy som sørger for at vi kan dele dokumenter på den digitale styreportalen, og dokumenter som skal signere kan nå signeres elektronisk. Vi får veldig gode tilbakemeldinger, spesielt når det gjelder mulighetene til å signere elektronisk. Der var vi tidligere avhengig av posten eller at styremedlemmer leverte papirdokumentene på kontoret vårt – nå går det på et par tastetrykk. Dette gjør prosessene våre mer effektive, mer miljøvennlige og vi sparer tid, forklarer avdelingslederen før hun fortsetter:
- Vi var forberedt på å møte skepsis blant både ansatte og kunder, og at det ville ta tid å få alle over på det nye systemet. Vi har fått bevist at alder ikke er noen hindring for digital kompetanse. Noen av de eldste styremedlemmene var blant de første til å omfavne løsningen. De ansatte fortjener også all mulig ros for måten de har tatt i bruk det nye systemet på, og hvor positive og løsningsorienterte de har vært. Jeg blir kjempestolt når jeg tenker på det!, avslutter Maren.
De ansatte sitter dypt engasjerte og konsentrerte i en workshop hvor evaluering av årets sesong er tema. Nye systemer er ofte synonymt med barnesykdommer, og det er viktig å evaluere underveis.
- Det er jo vi som er brukere som vet best hvor skoen trykker og hva vi trenger at systemet leverer. Med workshoper som denne gir det oss en fin mulighet til å diskutere positive og negative aspekter i plenum, for så å videresende til leverandøren. Dette er samarbeid og utvikling på sitt beste, og det gjør at vi fortsetter å levere gode tjenester til kundene våre!